Với quán ăn mới mở, để tránh tình trạng hết nguyên liệu vào giờ cao điểm đông khách, thì chủ quán cần phải ưu tiên giải quyết những vấn đề quan trọng như:

• Dự báo được nhu cầu nguyên liệu theo lượng khách
• Xác định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại nguyên liệu
• Theo dõi tốc độ tiêu thụ của những nguyên liệu chủ lực
• Chọn nhà cung cấp có nguồn hàng ổn định
• Dự trù phương án dự phòng

Dự báo nhu cầu nguyên liệu theo số lượng khách

Khi mới kinh doanh, chủ quán chưa có nhiều dữ liệu để xác định chính xác lượng nguyên liệu cần chuẩn bị mỗi ngày. Nếu nhập hàng theo cảm tính, quán có thể rơi vào tình trạng thiếu nguyên liệu khi khách đông hoặc tồn đọng thực phẩm khi lượng khách thấp hơn dự kiến.

Để hạn chế tình trạng này, chủ quán nên theo dõi số lượng món bán ra theo từng khung giờ, ngày trong tuần và thời điểm đặc biệt. Từ đó, quán có thể ước tính lượng nguyên liệu cần dùng cho từng món và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Việc ghi chép đều đặn giúp chủ quán dần nhận diện các món bán chạy, thời điểm đông khách và nhu cầu nguyên liệu thực tế. Đây là cơ sở để lập kế hoạch nhập hàng hợp lý hơn, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm hoặc phỏng đoán.

Xác định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại nguyên liệu

Bên cạnh dự báo nhu cầu nguyên liệu, quán ăn mới mở cũng cần xác định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại nguyên liệu. Đây là ngưỡng cảnh báo để chủ quán biết khi nào cần đặt hàng bổ sung, tránh đợi đến lúc nguyên liệu gần hết mới xử lý.

Mức tồn kho nên được xác định dựa trên tốc độ tiêu thụ, thời gian giao hàng của nhà cung cấp, khả năng bảo quản và thời hạn sử dụng của từng mặt hàng.

Chẳng hạn, với thịt bò là nguyên liệu chính của nhiều món ăn, quán cần tính toán lượng hàng đủ dùng trong thời gian chờ giao bổ sung và một mức dự phòng phù hợp. Tuy nhiên, không nên nhập quá nhiều chỉ để phòng trường hợp khách đông, bởi điều này có thể làm tăng chi phí bảo quản và nguy cơ hao hụt.

Đặc biệt, với các loại thực phẩm tươi sống, chủ quán nên ưu tiên kế hoạch nhập hàng linh hoạt, phù hợp với sức bán thực tế và điều kiện bảo quản của quán.

Theo dõi tốc độ tiêu thụ của những nguyên liệu chủ lực

Trong giờ cao điểm, nhiều đơn hàng thường đến cùng lúc, khiến nhân viên bếp phải xử lý liên tục. Nếu vừa chế biến vừa kiểm tra, quá trình phục vụ dễ bị chậm trễ và khó kiểm soát lượng hàng còn lại.

Vì vậy, trước giờ cao điểm, quán nên kiểm tra tồn kho thực tế, chuẩn bị nguyên liệu theo kế hoạch bán hàng và chia định lượng phù hợp cho từng món. Các nguyên liệu đã sơ chế cần được bảo quản đúng quy định để đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm.

Trong quá trình thực hiện, chủ quán nên theo dõi tốc độ tiêu thụ của những nguyên liệu chủ lực. Khi lượng hàng còn lại có nguy cơ không đáp ứng đủ các đơn hàng tiếp theo, quán cần chủ động bổ sung hoặc điều chỉnh thực đơn kịp thời.

Cách làm này giúp đầu bếp tiết kiệm thời gian thao tác, đồng thời hạn chế tình trạng nguyên liệu hết bất ngờ giữa giờ phục vụ.

Chọn nhà cung cấp có nguồn hàng ổn định

Dù đã làm tốt các khâu trên, một quán ăn mới mở vẫn có thể gặp tình trạng thiếu nguyên liệu, nếu nhà cung cấp thực phẩm giao hàng trễ, giao hàng không đúng số lượng hoặc chất lượng hàng hoá không đồng đều.

Với quán ăn mới mở, lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm càng đặc biệt quan trọng, vì quán mới mở thường sẽ bị hạn chế về vốn, khả năng dự trữ,… Một nhà cung cấp linh hoạt giúp quán chủ động kế hoạch nhập hàng, không cần lượng tồn kho quá lớn.

Dự trù phương án dự phòng

Ngay cả khi đã có kế hoạch nhập hàng, những tình huống như khách tăng đột biến hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm vẫn có thể xảy ra. Vì vậy, quán cần chuẩn bị phương án dự phòng để hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động phục vụ.

Chủ quán có thể xác định trước những nguyên liệu cần ưu tiên, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp dự phòng và xây dựng danh sách món thay thế phù hợp với thực đơn.

Khi phát hiện nguyên liệu có nguy cơ hết, nhân viên cần thông báo sớm cho bộ phận bếp và phục vụ để chủ động điều chỉnh. Nếu món ăn không còn đủ nguyên liệu, quán nên cập nhật tình trạng thực đơn và tư vấn lựa chọn khác cho khách thay vì để khách chờ lâu mà không biết thời gian phục vụ.

Phương án dự phòng cần được xây dựng dựa trên khả năng bảo quản, chất lượng thực phẩm và chi phí thực tế, tránh nhập quá nhiều hàng, hoặc sử dụng nguyên liệu không đáp ứng yêu cầu an toàn.

FRESHFOCO – Đồng hành cùng quán ăn chủ động nguồn cung thực phẩm ổn định

Hơn ai hết, FRESHFOCO hiểu tầm quan trọng của nguồn cung nguyên liệu ổn định. Vì điều này tác động rất lớn đến sự vận hành của quán ăn, từ đó giúp quán phục vụ khách hàng tốt hơn và tạo nền tảng để quán phát triển trong tương lai.

FRESHFOCO cung cấp nguồn thịt ổn định, chất lượng đồng đều và quy cách linh hoạt theo nhu cầu vận hành của quán ăn. Chúng tôi đồng hành từ khâu sơ chế, đóng gói, giao hàng giúp chủ quán kiểm soát tốt nguồn cung, giảm rủi ro trong vận hành để tập trung phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, FRESHFOCO xây dựng hệ thống chuỗi lạnh khép kín, kiểm soát chặt chẽ chất lượng thực phẩm trong từng công đoạn. Cùng với đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ an toàn thực phẩm, FRESHFOCO hướng đến nguồn cung ổn định, liên tục với sản lượng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu nhập hàng của các quán ăn.

Nếu bạn là nhà khởi nghiệp kinh doanh quán ăn, và đang cần giải pháp về thịt & thực phẩm chế biến sẵn, vui lòng liên hệ với FRESHFOCO, chúng tôi sẽ tư vấn bạn miễn phí và chi tiết nhất.