Vậy làm sao để quản lý dòng tiền khi mới mở quán ăn? Cùng FRESHFOCO tìm hiểu một vài phương pháp tham khảo, hy vọng sẽ giúp các chủ quán có thêm kinh nghiệm quản lý dòng tiền khi mới bắt đầu kinh doanh.
Chủ động chia tiền ra từng khoản riêng
Thứ nhất: Tiền nhập nguyên liệu
Tiền nhập nguyên liệu là tiền dùng để mua thịt, cá, rau củ, gia vị và các nguyên liệu cần thiết. Theo dõi lượng hàng tồn để tránh nhập quá nhiều, gây tồn kho hoặc hư hỏng.
Thứ hai: Dòng tiền dành riêng cho vận hành
Đây là tiền dành cho chi phí thuê mặt bằng, điện nước, gas, lương nhân viên, phí giao hàng và các chi phí phát sinh khác.
Thứ ba: Quỹ dự phòng
Quán mới mở thì quỹ dự phòng cực kỳ quan trọng, vì đây là dòng tiền dùng để sử dụng cho các trường hợp như: doanh thu giảm, thiết bị hỏng, hoặc là các chi phí phát sinh bất ngờ.
Thứ tư: Tiền dành cho chủ quán
Chủ quán cũng cần có “lương”, vì vậy bạn có thể rút tiền cho nhu cầu cá nhân theo một mức cố định. Quan trọng nhất là không nên lấy toàn bộ số tiền trong ngày để làm tiền tiêu dùng riêng.
Lưu ý: Đây là cách chia tiền để kiểm soát với mục đích tham khảo, không phải tỷ lệ phân bổ cố định. Tỷ lệ thực tế chủ quán cần dựa vào mô hình quán, doanh thu và chi phí.
Theo dõi dòng tiền mỗi ngày
Theo dõi dòng tiền mỗi ngày có thể mất thời gian lúc đầu, nhưng đây lại cách vô cùng hiệu quả để chủ quán biết dòng tiền của mình đang đi đâu. Bạn nên quản lý tiền bằng cách ghi lại 5 đầu mục chính:
- Tiền bán hàng thu được
- Tiền nhập nguyên liệu
- Chi phí vận hành đã trả
- Chi phí khác
- Dòng tiền thuần trong ngày (Tiền thực thu – Tiền thực chi)
Một số tips giúp quán ăn mới mở không bị rò rĩ dòng tiền
Nhập hàng theo sức bán thực tế
Muốn biết sức bán thực tế như thế nào, chủ quán cần chủ động:
- Theo dõi món bán chạy theo từng khung giờ.
- Ước lượng lượng nguyên liệu cần dùng trong ngày.
- Chia đơn nhập thành các đợt phù hợp với sức chứa và thời hạn sử dụng.
- Không nên nhập quá nhiều chỉ vì nhà cung cấp có giá tốt.
Nên nhớ rằng doanh thu không phải lợi nhuận
Chủ quán bán được 10 triệu đồng trong ngày, không có nghĩa là bạn kiếm được 10 triệu đồng. Vì số tiền này còn trừ vào: giá vốn nguyên liệu, nhân công, mặt bằng, điện nước, phí nền tảng và các chi phí liên quan khác nữa.
Theo dõi thời điểm thu và chi tiền
Nếu khách thanh toán sau nhưng nhà cung cấp yêu cầu trả ngay, quán có thể thiếu tiền dù vẫn có lãi trên sổ sách.
Nên thống nhất lịch thanh toán, theo dõi công nợ và giữ tiền đủ cho các khoản đến hạn.
Dự báo dòng tiền theo tuần
Quán mới mở chắc chắn chưa có dữ liệu bán hàng ổn định. Vì vậy, chủ quán nên dự báo dòng tiền theo tuần, thay vì chỉ nhìn doanh thu từng ngày.
- Tuần 1: Ghi nhận doanh thu, lượng hàng sử dụng và mọi khoản chi
- Tuần 2: Điều chỉnh lượng nhập theo sức bán thực tế
- Tuần 3: Xác định món bán tốt, món tồn nhiều và chi phí chưa hợp lý
- Tuần 4: Dự báo tiền cần trả trong tháng tiếp theo và bổ sung quỹ dự phòng.
Một kinh nghiệm nhỏ là đối với quán ăn mới mở đừng nên quá kỳ vọng doanh thu khủng, mà hãy luôn dự tính một kịch bản doanh thu thấp hơn mức kỳ vọng.
Tiếp đó, bạn cũng không nên đổ toàn bộ số vốn của mình dành cho việc mua thiết bị, nhập hàng,…Vì với quán ăn mới mở, quan trọng nhất vẫn là dòng tiền để vận hành và duy trì quán. Khách hàng cần thời gian đủ lâu để biết đến quán ăn của bạn, và bạn cũng cần thời gian để tiếp tục cải tiến quy trình, cho nên quản lý dòng tiền chính là một vấn đề sống còn của quán ăn mới mở.
Một số chia sẻ trên đây chỉ mang tính chất tham khảo. FRESHFOCO hy vọng phần nào đó giúp nhà khởi nghiệp có thêm kinh nghiệm quản lý dòng tiền khi mới mở quán ăn nhé!
