Phân bổ vốn nhập nguyên liệu như thế nào là hợp lý?
Nhập nguyên liệu là bài toán cần cân nhắc rất kỹ với quán ăn mới mở. Vì nếu nhập nguyên liệu quá ít, quán mới mở dễ gặp khó khăn về nguồn hàng ảnh hưởng đến việc chế biến và phục vụ khách. Còn nếu nhập quá nhiều dễ dẫn đến tồn kho, hao hụt và dòng tiền bị ứ đọng trong nguyên liệu.
Nhưng trước khi phân bổ vốn nhập nguyên liệu, chủ quán ăn mới mở cần hiểu đúng về vốn nhập nguyên liệu. Vì nguồn vốn nhập này cần được chia thành hai khoản. Khoản thứ nhất là vốn nhập nguyên liệu ban đầu, đây là khoản tiền dùng để mua thực phẩm, gia vị và các thành phần cần thiết trước khi quán mới mở. Khoản thứ hai là vốn duy trì nguyên liệu, chính là khoản tiền dự trữ dùng để tiếp tục nhập hàng trong quá trình kinh doanh
Với quán ăn mới mở nên phân bổ khoảng 20-30% tổng vốn đầu tư cho nguyên liệu, lưu ý đây không phải là mức cố định áp dụng cho mọi mô hình kinh doanh.
Lấy ví dụ quán ăn mới mở có tổng vốn đầu tư 100 triệu đồng, chủ quán có thể tham khảo cách phân bổ sau:
- Mặt bằng và sửa chữa: 20 triệu
- Thiết bị, dụng cụ bếp: 25 triệu
- Bàn ghế, trang trí: 10 triệu
- Nguyên liệu ban đầu: 10 triệu
- Vốn dự trữ nhập hàng: 10 triệu
- Marketing, khai trương: 5 triệu
- Vốn lưu động và dự phòng khác: 20 triệu
Như vậy chủ quán sẽ có 10 triệu đồng dành cho nguyên liệu ban đầu và 10 triệu đồng dự trữ để tiếp tục nhập hàng trong quá trình kinh doanh.
Nhìn vào cách phân bổ này, cho thấy chủ quán không cần phải sử dụng toàn bộ ngân sách cho một lần nhập hàng. Song song đó, chủ quán vẫn giữ được nguồn tiền để xoay vòng khi hoạt động kinh doanh bắt đầu.
Tính vốn nhập hàng dựa trên thực đơn và lượng khách dự kiến
Thay vì nhập nguyên liệu theo cảm tính, chủ quán nên tính toán dựa trên số lượng món ăn, định lượng nguyên liệu cho mỗi phần và lượng khách dự kiến mỗi ngày.
Chủ quán có thể tham khảo công thức:
Vốn nhập nguyên liệu = Chi phí nguyên liệu mỗi ngày × Số ngày dự trữ hàng
Lấy ví dụ: Một quán cơm mới mở dự kiến phục vụ 50 suất ăn/ngày, với chi phí nguyên liệu trung bình là 25.000 đồng/suất.
Số suất ăn dự kiến: 50 suất/ngày. Chi phí nguyên liệu: 25.000 đồng/suất. Số ngày dự trữ: 3 ngày.
Ngân sách nguyên liệu cần chuẩn bị: 50 × 25.000 × 3 = 3.750.000 đồng.
Như vậy, chủ quán cần khoảng 3,75 triệu đồng để chuẩn bị nguyên liệu cho 3 ngày hoạt động theo kế hoạch.
Lưu ý rằng con số này có thể linh hoạt thay đổi tùy theo thực đơn, lượng khách thực tế, thời hạn bảo quản và tần suất giao hàng của nhà cung cấp.
Theo dõi tỷ lệ giá vốn nguyên liệu để kiểm soát chi phí
Với quán ăn mới mở, chủ quán cũng nên quan tâm đến tỷ lệ giá vốn nguyên liệu (Food Cost). Food Cost không phải lợi nhuận của quán ăn, các khoản chi phí như: nhân sự, mặt bằng, điện nước và vận hành vẫn cần được tính riêng.
Food Cost (%) = (Chi phí nguyên liệu / Doanh thu) × 100%
Ví dụ: Một phần ăn có giá bán 70.000 đồng, chi phí nguyên liệu là 25.000 đồng.
Tỷ lệ Food Cost = (25.000 / 70.000) × 100% = 35,7%.
Điều này có nghĩa là cứ 100 đồng doanh thu, quán cần khoảng 35,7 đồng để chi trả cho nguyên liệu.
Theo dõi chỉ số này thường xuyên giúp chủ quán đánh giá hiệu quả thực đơn, kiểm soát định lượng và cân nhắc điều chỉnh giá bán khi cần thiết.
Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp ổn định để tối ưu ngân sách
Ngoài việc tính toán số lượng nhập hàng, lựa chọn nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đáng kể đến chi phí và hoạt động kinh doanh.
Một nhà cung cấp phù hợp nên đáp ứng các tiêu chí:
- Chất lượng sản phẩm ổn định, nguồn gốc rõ ràng.
- Giá cả minh bạch, phù hợp với ngân sách.
- Quy cách sản phẩm và khối lượng đóng gói đáp ứng nhu cầu sử dụng.
- Khả năng cung ứng và giao hàng đúng thời gian.
- Chính sách bảo quản, đổi trả rõ ràng.
Đặc biệt với những quán ăn sử dụng thịt làm nguyên liệu chính, việc lựa chọn nguồn cung đáng tin cậy giúp duy trì chất lượng món ăn và hạn chế sự thay đổi về định lượng, hương vị trong quá trình chế biến.
Như vậy, với quán mới mở chưa biết chính xác món nào bán chạy, lượng khách mỗi ngày ra sao và nguyên liệu nào có tốc độ tiêu thụ tốt, thì việc quản lý tốt nguồn vốn nguyên liệu chính là một trong những nền tảng giúp quán ăn kiểm soát chi phí, duy trì chất lượng món ăn và kinh doanh bền vững hơn trong tương lai.
