Dưới đây là 6 tiêu chí mà FRESHFOCO gợi ý, để giúp bạn chọn nhà cung cấp thực phẩm cho quán ăn nhỏ mới mở một cách hiệu quả nhất.

Chất lượng nguyên liệu ổn định

Với quán ăn nhỏ mới mở, nguyên liệu không chỉ quyết định hương vị món ăn mà còn ảnh hưởng đến khả năng định lượng và kiểm soát giá vốn. Ví dụ quán bán cơm, bún, phở,… thì nguyên liệu phải đồng đều về kích cỡ, độ tươi ngon và tỷ lệ hao hụt.

Thay vì chỉ hỏi “giá bao nhiêu một kg?”, chủ quán nên quan tâm đến chất lượng có ổn định qua từng lần nhập hàng hay không. Hãy hỏi nhà cung cấp thực phẩm thêm những câu hỏi quan trọng khác như: 

“1kg thực tế sau sơ chế còn bao nhiêu? Hàng có được cắt, sơ chế theo quy cách không? Có giao đúng loại đã đặt không? Nếu hàng không đạt thì đổi trả thế nào?”

Một bên là nhà cung cấp thực phẩm giá rẻ, hao hụt nhiều, và một bên là giá cao hơn một chút nhưng chất lượng ổn định, nếu bạn là chủ quán ăn nhỏ mới mở, tin chắc rằng bạn đã có câu trả lời cho riêng mình rồi phải không?

Thông tin về nguồn gốc và giấy tờ rõ ràng

Nhà cung cấp thực phẩm cho quán ăn nên có thông tin rõ về nguồn hàng, cơ sở sản xuất, kinh doanh, chứng từ và khả năng truy xuất. Quy định về truy xuất nguồn gốc thực phẩm yêu cầu có thể nhận diện được nguồn cung và các thông tin liên quan đến sản phẩm khi cần.

Đặc biệt với quán ăn nhỏ, đừng nên nghĩ rằng: “Quán nhỏ thì mua đâu cũng được”. Đây là một suy nghĩ hết sức sai lầm, vì khi quán phát triển, việc quản lý chứng từ đầu vào, nguồn nguyên liệu và hồ sơ mua hàng sẽ càng quan trọng. 

Chính phủ hiện nay cũng đang nhấn mạnh việc quản lý hóa đơn, chứng từ, kho và nguồn mua vào đối với hộ kinh doanh quán ăn. Vì vậy, hãy ưu tiên làm đúng ngay từ đầu, tìm kiếm những nhà cung cấp có thông tin nguồn gốc và giấy tờ rõ ràng, minh bạch.

Giao hàng phải đúng giờ

Điều này cực kỳ quan trọng với quán ăn nhỏ mới mở, vì quán ăn thường không có kho lớn để lưu trữ. Nếu hôm nay đặt thịt mà nhà cung cấp giao trễ thì sẽ gây ra hậu quả: không có nguyên liệu, dẫn đến không bán được món, gây mất doanh thu.

Chủ quán cần nên đặt những câu hỏi chi tiết cho nhà cung cấp thực phẩm như:

• Giao mấy lần/tuần?
• Có giao buổi sáng không?
• Đặt trước bao lâu?
• Đơn nhỏ có giao không?
• Nếu thiếu hàng thì báo trước bao lâu?
• Có giao đúng khung giờ không?

Một nhà cung cấp thực phẩm giá cao hơn 2-3%, nhưng giao hàng ổn định đôi khi đáng chọn hơn nhà cung cấp rẻ nhưng hay trễ.

MOQ (đơn tối thiểu) phải phù hợp với quán

Đây là lỗi mà quán mới rất dễ mắc. Ví dụ nhà cung cấp nói: “Một lần lấy tối thiểu 20kg.” Nghe giá ban đầu rất tốt, nhưng quán ăn nhỏ mới mở thường chỉ bán được 5-7kg/tuần. Điều này dẫn đến: tồn kho, giảm chất lượng, phải bỏ hàng, quy ra là giá vốn thực tế lại cao.

Với quán ăn nhỏ mới mở, một nhà cung cấp linh hoạt về MOQ đôi khi có giá trị không kém việc được giảm thêm vài phần trăm trên giá nhập. Bởi điều quan trọng không chỉ là mua được giá tốt, mà là hạn chế tối đa lượng nguyên liệu bị tồn hoặc hao hụt.

Chính sách đổi trả rõ ràng

Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh vấn đề với đơn hàng là điều khó tránh khỏi. Có thể sản phẩm không đúng quy cách, thiếu số lượng, bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không đạt yêu cầu như đã thống nhất.

Vì vậy, trước khi hợp tác, chủ quán nên hỏi rõ nhà cung cấp về chính sách đổi trả: trường hợp nào được đổi, thời gian phản hồi, cách xử lý hàng lỗi và trách nhiệm của mỗi bên.

Một chính sách rõ ràng giúp hai bên tránh tranh cãi khi có sự cố, đồng thời giúp chủ quán giảm thiểu rủi ro về nguyên liệu và chi phí.

Hỗ trợ linh hoạt trong quá trình hợp tác

Cuối cùng, hãy nhìn nhà cung cấp thực phẩm như một đối tác đồng hành, thay vì chỉ là nơi bán nguyên liệu.

Một nhà cung cấp tốt có thể hỗ trợ quán về quy cách sản phẩm, số lượng đặt hàng, lịch giao, thay đổi đơn hàng hoặc tư vấn sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế.

Đặc biệt với quán ăn nhỏ mới mở, nhu cầu có thể thay đổi liên tục trong những tháng đầu. Có ngày khách đông, có ngày khách ít; một số món có thể bán chạy hơn dự kiến trong khi món khác lại tiêu thụ chậm.

Sự linh hoạt của nhà cung cấp lúc này giúp quán dễ thích nghi, hạn chế tồn kho và vận hành hiệu quả hơn.

Chọn nhà cung cấp thực phẩm uy tín là cách giúp quán ăn nhỏ mới mở phát triển bền vững

Đối với quán ăn nhỏ mới mở, lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa trên tiêu chí “ai có giá rẻ nhất?”. Một quyết định tốt hơn là cân nhắc tổng thể: chất lượng ổn định, nguồn gốc rõ ràng, giao hàng đúng giờ, MOQ phù hợp, chính sách đổi trả minh bạch và khả năng hỗ trợ linh hoạt.

Khi những yếu tố này được đảm bảo, chủ quán sẽ có nền tảng tốt hơn để kiểm soát nguyên liệu, giữ chất lượng món ăn đồng đều, hạn chế lãng phí. Quan trọng nhất là quán tập trung được vào mục tiêu lớn hơn: phục vụ khách hàng và phát triển quán một cách bền vững.

FRESHFOCO chúc tất cả những nhà khởi nghiệp sẽ tìm được nhà cung cấp thực phẩm cho quán ăn uy tín và minh bạch nhé!