Nếu bạn là chủ quán ăn, đặc biệt là quán ăn mới mở thì đừng chỉ nên đánh giá nhà cung cấp thực phẩm qua mức giá hấp dẫn. Vì một đối tác phù hợp còn phải đảm bảo chất lượng, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, mức độ minh bạch và cách mà nhà cung cấp xử lý khi có vấn đề phát sinh.

Vậy với những chủ quán ăn mới bắt đầu khởi nghiệp, làm sao để nhận diện được “chân dung” của một nhà cung cấp thực phẩm đáng tin cậy? Dưới đây là 5 tiêu chí mà chủ quán ăn có thể xem xét để cân nhắc trước khi đặt bút ký hợp tác. 

Thứ nhất: Chất lượng nguồn nguyên liệu có ổn định không?

Đối với quán ăn, đặc biệt là quán ăn mới mở thì nguồn nguyên liệu đầu vào không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng món ăn, mà còn ảnh hưởng đến giá vốn và trải nghiệm khách hàng. 

Chủ quán nên ưu tiên vừa kiểm tra chất lượng đồng đều của nguyên liệu qua nhiều lần nhập hàng, chứ không chỉ là đơn hàng đầu tiên.

▪️ Độ tươi ngon và tình trạng sản phẩm: Kiểm tra màu sắc, mùi, kết cấu và các dấu hiệu bất thường. Với thịt đông lạnh, cần xem xét tình trạng bao bì, dấu hiệu rã đông rồi cấp đông lại và điều kiện bảo quản.

▪️ Quy cách sản phẩm: Nguyên liệu có đúng loại, trọng lượng, kích thước và tỷ lệ nạc, mỡ như đã thỏa thuận không? Điều này đặc biệt quan trọng với những quán cần định lượng khẩu phần đồng đều.

▪️ Độ ổn định giữa các lần nhập: Chất lượng nguyên liệu có chênh lệch nhiều giữa các lô hàng không? Khi thay đổi lô hàng hoặc nguồn hàng, nhà cung cấp có thông báo trước không?

▪️ Tỷ lệ hao hụt: Nguyên liệu sau sơ chế hoặc rã đông còn lại bao nhiêu để sử dụng? Tỷ lệ hao hụt cao có thể khiến giá vốn thực tế lớn hơn dự kiến.

Thứ hai: Nguồn gốc hàng hóa có rõ ràng, giấy tờ có đầy đủ không?

Một sản phẩm có hình thức tốt chưa đủ để chứng minh rằng sản phẩm đó đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm. Chủ quán ăn cần nghiêm túc tìm hiểu về:

▪️ Thông tin nhà cung cấp: Có địa chỉ kinh doanh, thông tin liên hệ và thông tin pháp lý phù hợp với hoạt động cung ứng hay không?

▪️ Nhãn hàng hóa: Tên sản phẩm, đơn vị chịu trách nhiệm, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và các thông tin bắt buộc khác có được thể hiện phù hợp hay không?

▪️ Hồ sơ liên quan đến an toàn thực phẩm: Tùy loại nguyên liệu, nguồn hàng và mô hình kinh doanh, cần kiểm tra các chứng từ, hồ sơ kiểm dịch hoặc hồ sơ chứng minh nguồn gốc theo quy định áp dụng.

▪️ Khả năng truy xuất: Khi cần xác minh một lô hàng cụ thể, nhà cung cấp có thể cung cấp thông tin về lô hàng, thời điểm giao nhận và nguồn gốc liên quan hay không?

Chủ quán đừng chỉ nên trao đổi qua tin nhắn, mà cần lưu lại những hoá đơn, chứng từ giao nhận và hồ sơ liên quan để làm bằng chứng xác nhận.

Thứ ba: Có giao hàng đúng hẹn và đáp ứng đủ số lượng không?

Đối với quán ăn mới mở trong giờ cao điểm, nếu thiếu nguồn nguyên liệu chủ lực có thể khiến quán tạm ngừng bán hoặc phải thay đổi thực đơn, dẫn đến mất khách hàng. Do vậy, giao hàng đúng và đủ là tiêu chí vô cùng quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm.

▪️ Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có khung giờ giao hàng cụ thể không? Có phù hợp với thời gian chuẩn bị và hoạt động của quán không?

▪️ Độ chính xác của đơn hàng: Hàng giao có đúng chủng loại, số lượng và quy cách đã đặt không?

▪️ Khả năng đáp ứng khi nhu cầu tăng: Vào cuối tuần, ngày lễ hoặc những thời điểm đông khách, nhà cung cấp có đủ năng lực đáp ứng lượng hàng tăng thêm không?

▪️ Phương án xử lý khi phát sinh: Nếu giao trễ, thiếu hàng hoặc hết hàng đột xuất, nhà cung cấp có thông báo sớm và đề xuất phương án thay thế phù hợp không?

Thứ tư: Có minh bạch về giá cả và phù hợp với hiệu quả kinh doanh không?

Chủ quán cần ưu tiên kiểm tra về:

▪️ Đơn giá và quy cách tính: Giá được tính theo kilogam, gói hay thùng? Trọng lượng công bố là trọng lượng tịnh hay bao gồm bao bì?

▪️ Các khoản chi phí phát sinh: Có phí giao hàng, phụ phí đơn nhỏ, yêu cầu số lượng đặt tối thiểu hoặc điều kiện thanh toán đặc biệt không?

▪️ Chính sách giá: Giá có thể thay đổi theo thời điểm hoặc nguồn hàng không? Nhà cung cấp có thông báo trước khi điều chỉnh không?

▪️ Chính sách đổi trả: Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận hoặc không đạt yêu cầu, việc đổi trả và xử lý chi phí được thực hiện như thế nào?

▪️ Hiệu quả sử dụng: Sau sơ chế, quán thu được bao nhiêu nguyên liệu sử dụng được và phục vụ được bao nhiêu suất ăn?

Thứ 5: Khi có vấn đề phát sinh, nhà cung cấp có hỗ trợ và xử lý trách nhiệm không?

Chủ quán ăn có biết điểm khác biệt giữa một nhà cung cấp chỉ bán hàng và một đối tác đáng tin cậy là gì không? Đó chính là nằm ở cách họ phản hồi và giải quyết những sự cố phát sinh.

Ở tiêu chí này chủ quán nên kiểm tra đến:

▪️ Tốc độ phản hồi: Khi cần xác nhận đơn hàng hoặc thông báo vấn đề, nhà cung cấp có phản hồi trong khoảng thời gian phù hợp không?

▪️Thái độ tiếp nhận phản ánh: Họ có chủ động kiểm tra thông tin, xác minh sự việc hay chỉ đẩy trách nhiệm cho bên khác?

▪️ Quy trình xử lý khiếu nại: Có hướng dẫn cụ thể về việc cung cấp hình ảnh, lưu giữ hàng hóa, xác minh lô hàng và thời hạn phản hồi không?

▪️ Khả năng phối hợp: Khi quán cần điều chỉnh số lượng, thay đổi lịch giao hoặc tìm sản phẩm thay thế, nhà cung cấp có sẵn sàng trao đổi không?

▪️ Cam kết sau bán hàng: Những gì đã thỏa thuận về đổi trả, bù hàng hoặc hoàn tiền có được thực hiện nhất quán không?

Nếu nhìn rộng hơn, một nhà cung cấp thực phẩm tốt không chỉ giúp chủ quán có nguồn nguyên liệu ổn định để chế biến, mà còn đang giúp chủ quán phát triển kinh doanh một cách bền vững trong tương lai. 

Trên đây là 5 tiêu chí để chủ quán tham khảo, hy vọng có thể giúp các chủ quán ăn mới mở có thêm kinh nghiệm trong quá trình khởi nghiệp.