Hãy cùng FRESHFOCO đi sâu tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên nhân, tác động và hệ quả của việc nhà cung cấp thực phẩm giao hàng trễ. Từ đó giúp chủ quán ăn, đặc biệt là quán ăn mới mở có thêm kinh nghiệm khi bắt đầu khởi nghiệp.

Vậy điều gì xảy ra khi nhà cung cấp thực phẩm giao hàng trễ?

Thứ nhất: Gây gián đoạn quá trình chế biến

Trong hoạt động kinh doanh F&B, việc chuẩn bị nguyên liệu thường được lên kế hoạch theo giờ mở cửa, số lượng khách dự kiến và thực đơn trong ngày. Một số nguyên liệu như thịt bò, thịt heo, thịt gà,.. cần được tiếp nhận, kiểm tra, sơ chế và chia định lượng trước khi đưa vào chế biến.

Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, toàn bộ quy trình này có thể bị ảnh hưởng, những tác động cụ thể có thể thấy là:

▪️ Chậm tiến độ sơ chế: Đầu bếp không thể thực hiện các công đoạn như cắt thái, chia phần, tẩm ướp hoặc chuẩn bị bán thành phẩm theo lịch đã định.

▪️ Đảo lộn kế hoạch nhân sự: Nhân viên bếp có thể phải chuyển sang xử lý công việc khác, sau đó quay lại sơ chế khi nguyên liệu đến. Điều này khiến việc phân công và phối hợp trong bếp kém hiệu quả.

▪️Giảm khả năng phục vụ giờ cao điểm: Khi lượng khách tăng đột biến, bếp không có đủ nguyên liệu đã chuẩn bị sẵn để chế biến nhanh.

▪️ Ảnh hưởng đến tính đồng nhất của món ăn: Việc phải sơ chế hoặc thay đổi quy trình trong thời gian gấp có thể khiến định lượng, cách trình bày và chất lượng món ăn không đồng đều.

Cùng xem xét một ví dụ nhé:

Một quán cơm văn phòng cần nhận 20 kg thịt heo trước 7 giờ sáng để sơ chế và chuẩn bị 200 suất ăn trưa. Nếu hàng đến lúc 9 giờ, nhân viên bếp sẽ phải rút ngắn thời gian chuẩn bị, trong khi các công đoạn khác vẫn phải hoàn thành đúng giờ.

Vấn đề không đơn giản là thiếu thịt trong hai giờ, mà là toàn bộ kế hoạch chuẩn bị bữa trưa bị thu hẹp thời gian.

Một hệ quả sâu hơn là nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, chủ quán khó duy trì lịch vận hành ổn định, nhân viên chịu áp lực lớn hơn và năng suất của cả căn bếp có thể giảm.

Thứ hai: Phục vụ khách hàng chậm trễ

Sự chậm trễ ở khâu cung ứng có thể trở thành trải nghiệm tiêu cực của thực khách. Khách hàng đến quán ăn thường không biết nhà cung cấp nguyên liệu là ai. Họ chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng: món ăn có được phục vụ đúng lúc hay không.

Vì vậy, dù nguyên nhân bắt nguồn từ nhà cung cấp thực phẩm, người trực tiếp chịu ảnh hưởng về trải nghiệm và đánh giá của khách hàng lại là quán ăn. Và đây chính là hệ quả:

▪️ Tăng thời gian chờ món: Nếu nguyên liệu chưa được sơ chế, đầu bếp phải xử lý thêm công đoạn trước khi chế biến.

▪️ Làm chậm các đơn hàng khác: Trong bếp, nhiều món ăn được chuẩn bị song song. Một nguyên liệu bị thiếu có thể làm gián đoạn cả quy trình ra món, đặc biệt khi nhiều món dùng chung nguyên liệu hoặc thiết bị chế biến.

▪️ Tăng áp lực cho nhân viên phục vụ: Nhân viên phải liên tục giải thích, xin lỗi khách hoặc xử lý phàn nàn, trong khi vẫn phải phục vụ các bàn khác.

▪️ Làm giảm sự hài lòng: Khách có thể đánh giá thấp chất lượng dịch vụ ngay cả khi món ăn cuối cùng vẫn ngon.

Lấy ví dụ thực tế: Một nhà hàng có món thịt bò xào rau củ là món bán chạy. Đúng giờ ăn trưa, nhà hàng hết phần thịt bò đã sơ chế vì lô hàng mới chưa đến. Khách gọi món phải chờ lâu hơn dự kiến. Một số người có thể đổi món, một số khác không hài lòng vì không được phục vụ đúng nhu cầu.

Điều đáng chú ý là sự chậm trễ có thể tác động đến nhiều khách hàng cùng lúc, chứ không chỉ riêng những người gọi món bò. Hệ quả là trải nghiệm tiêu cực lặp lại có thể khiến khách ít quay lại, để lại đánh giá không tốt hoặc lựa chọn đối thủ. Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng còn phụ thuộc vào thời gian chờ, cách nhà hàng thông báo và cách xử lý sự cố.

Thứ ba: Phát sinh chi phí ngoài dự kiến

Một sự cố giao hàng có thể làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. Vì trong kinh doanh ăn uống, lợi nhuận không chỉ phụ thuộc vào doanh thu mà còn phụ thuộc vào khả năng kiểm soát chi phí nguyên liệu, nhân công và vận hành.

Khi nhà cung cấp giao trễ, chủ quán có thể phải chi thêm tiền để xử lý tình huống. Những khoản chi này đôi khi nhỏ nếu chỉ phát sinh một lần, nhưng có thể trở thành gánh nặng nếu lặp lại nhiều lần trong tháng.

Các khoản chi phí có thể phát sinh phải kể đến như:

▪️ Chi phí mua nguyên liệu thay thế: Chủ quán phải mua hàng từ chợ, siêu thị hoặc nhà cung cấp khác với giá cao hơn giá hợp đồng.

▪️ Chi phí vận chuyển khẩn cấp: Phát sinh phí giao hàng nhanh, thuê phương tiện hoặc cử nhân viên đi lấy hàng.

▪️ Chi phí nhân công: Nhân viên phải chờ việc, làm thêm giờ hoặc tăng cường nhân lực để bù đắp thời gian chuẩn bị bị mất.

▪️ Chi phí do lãng phí nguồn lực: Các công đoạn đã lên lịch phải thay đổi, khiến thiết bị, nhân sự và thời gian không được sử dụng hiệu quả.

▪️ Chi phí cơ hội: Quán không thể phục vụ đủ số lượng khách hoặc đơn hàng có khả năng mang lại doanh thu.

Thử hình dung bằng một ví dụ: Một quán ăn cần mua 10 kg thịt mỗi ngày. Giá theo nhà cung cấp thường xuyên: 120.000đ/kg. Giá mua thay thế khi cần gấp: 140.000đ/kg. Chi phí tăng thêm mỗi lần: 200.000đ. Nếu xảy ra 5 lần/tháng chi phí sẽ là 1.000.000đ

Đây chỉ là ví dụ minh họa, không phải mức chênh lệch giá phổ biến trên thị trường. Nó cho thấy một khoản phát sinh nhỏ trong mỗi lần mua hàng có thể tích lũy thành số tiền đáng kể. Từ đó, chủ quán khó dự báo giá vốn, khó giữ ổn định biên lợi nhuận và có thể phải cân nhắc tăng giá bán. Nếu không thể tăng giá vì áp lực cạnh tranh, phần chi phí tăng thêm sẽ trực tiếp làm giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh về lâu dài.

(Còn tiếp)