Dưới đây là top 7 câu hỏi quan trọng chủ quán cần đặt ra, khi làm việc với nhà cung cấp thực phẩm.

1. Nguồn gốc của nguyên liệu và chất lượng được kiểm soát như thế nào?

Đây là câu hỏi cực kỳ quan trọng nên được đặt ưu tiên hàng đầu. Chủ quán nên chủ động tìm hiểu, cùng lúc đó yêu cầu nhà cung cấp đưa đầy đủ thông tin về  nguồn gốc sản phẩm, quy trình bảo quản, đóng gói, vận chuyển và các giấy tờ liên quan đến an toàn thực phẩm.

Đối với các loại thịt, hải sản, rau củ và thực phẩm tươi sống, nguồn nguyên liệu rõ ràng sẽ giúp quán chủ động hơn trong việc kiểm soát chất lượng món ăn và xây dựng sự tin tưởng với khách hàng.

2. Giá thực tế sau VAT là bao nhiêu?

Chủ quán đừng chỉ hỏi: 1kg bao nhiêu tiền, mà nên hỏi thêm là: giá đã bao gồm VAT chưa, có phí giao hàng không, đơn hàng tối thiểu là bao nhiêu? Ngoài ra chủ quán cũng nên quan tâm đến chính sách chiết khấu khi mua số lượng lớn hoặc khi mua thường xuyên.

Một sản phẩm có giá thấp hơn chưa chắc giúp quán tiết kiệm hơn nếu đi kèm đơn hàng tối thiểu cao, phí vận chuyển hoặc khiến quán phải tồn kho nhiều.

Một sản phẩm có mức giá thấp chưa chắc giúp quán tiết kiệm hơn, nếu đi kèm đơn hàng tối thiểu quá cao, chi phí vận chuyển chưa tối ưu, hoặc quán phải tồn kho nhiều hàng.

3. Chính sách giao hàng như thế nào?

Với quán ăn, nguồn nguyên liệu cần được bổ sung đều đặn để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Chủ quán nên hỏi rõ:

• Có thể giao hàng bao nhiêu lần mỗi tuần?
• Thời gian giao hàng cụ thể như thế nào?
• Có hỗ trợ giao gấp khi quán phát sinh nhu cầu không?
• Cuối tuần hoặc ngày lễ có giao hàng không?
• Nếu sản phẩm hết hàng, nhà cung cấp có phương án thay thế không?

Một lịch giao hàng phù hợp sẽ giúp quán chủ động lượng nguyên liệu cần nhập và hạn chế tình trạng tồn kho quá nhiều.

4. Quy cách sản phẩm có phù hợp với quán không?

Mỗi quán có một quy mô và nhu cầu khác nhau. Quán nhỏ có thể chỉ cần vài ký thịt mỗi ngày, trong khi nhà cung cấp lại bán theo thùng hoặc số lượng lớn. Nếu nhập quá nhiều, thực phẩm dễ tồn kho, giảm chất lượng và tăng hao hụt.

Vì vậy, hãy hỏi nhà cung cấp về quy cách đóng gói, trọng lượng mỗi sản phẩm và khả năng đặt hàng theo nhu cầu thực tế của quán.

Nếu có các sản phẩm đã sơ chế, cắt lát hoặc chia sẵn theo khẩu phần, chủ quán cũng có thể cân nhắc để giảm thời gian chuẩn bị và dễ kiểm soát định lượng hơn.

5. Nếu hàng hoá có vấn đề thì xử lý như thế nào?

Đây là câu hỏi rất nên làm rõ ngay từ đầu. Nếu hàng giao thiếu, sai sản phẩm, không đúng quy cách hoặc có vấn đề về chất lượng, quán được đổi hoặc trả hàng như thế nào? Ai là người tiếp nhận phản hồi? Thời gian xử lý bao lâu?

Một nhà cung cấp không chỉ được đánh giá ở những đơn hàng diễn ra suôn sẻ, mà còn ở cách họ xử lý khi có vấn đề phát sinh.

6. Khi quán phát triển, nhà cung cấp có đáp ứng được nguồn cung ổn định không?

Quán mới có thể chỉ cần một lượng nguyên liệu nhỏ, nhưng khi lượng khách tăng, nhu cầu nhập hàng cũng sẽ tăng theo. Chủ quán có thể hỏi: “Nếu sản lượng của quán tăng gấp đôi, bên mình có thể đáp ứng được không?”

Câu hỏi này giúp chủ quán hình dung khả năng cung ứng lâu dài thay vì chỉ giải quyết nhu cầu trước mắt.

7. Chính sách dành cho khách hàng lâu năm là gì?

Sau khi tìm hiểu về sản phẩm, giá cả và giao hàng, chủ quán nên nhìn xa hơn thêm một bước. Nếu quán duy trì đơn hàng đều đặn, nhà cung cấp có chính sách gì dành cho khách hàng lâu năm? Có thể điều chỉnh sản lượng, quy cách hoặc lịch giao hàng theo nhu cầu của quán hay không? Một mối quan hệ cung ứng ổn định sẽ giúp chủ quán chủ động hơn trong việc lên kế hoạch nguyên liệu và kiểm soát chi phí.

Khi lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm, giá là một yếu tố quan trọng nhưng không phải yếu tố duy nhất. Một nhà cung cấp phù hợp cần đáp ứng được nhiều yếu tố: nguồn hàng rõ ràng, chất lượng ổn định, giá cả hợp lý, giao hàng đúng hẹn, quy cách phù hợp và có chính sách xử lý rõ ràng khi phát sinh vấn đề.

Đặc biệt với quán ăn nhỏ, lựa chọn đúng nhà cung cấp ngay từ đầu còn giúp hạn chế hàng tồn, giảm hao hụt và chủ động hơn trong quá trình vận hành.