Dưới đây là một số những gợi ý giúp quán ăn mới mở kiểm soát tồn kho hiệu quả:

Nhập hàng vừa đủ 

Đối với quán mới mở chưa biết chính xác số lượng mỗi ngày bán bao nhiêu, vì vậy không nên nhập hàng theo giá sỉ hoặc theo cảm tính.

Thời gian đầu, chủ quán cho thể nhập khoảng 1-2 ngày theo nhu cầu, rồi sau đó theo dõi thực tế rồi điều chỉnh

Riêng đối với thịt, rau, hải sản… nên ưu tiên nhập ít và thường xuyên thay vì trữ quá nhiều.

Có định mức nguyên liệu rõ ràng cho từng món

Đây là việc rất quan trọng với quán mới. Ví dụ một phần bún bò quy định: bò 100g, bún 200g, rau 50g. Nếu hôm nay quán bán 40 phần thì lượng bò theo định mức phải khoảng: 40 × 100g = 4kg

Cuối ngày nếu kho thực tế cho thấy đã sử dụng 5kg, quán có thể kiểm tra nguyên nhân hao hụt. Nhờ định mức, chủ quán không chỉ biết còn bao nhiêu hàng, mà còn biết hàng đã đi đâu. 

Ghi nhận tất cả hàng nhập và xuất

Không cần phần mềm phức tạp ngay từ đầu, chỉ cần một file Excel để nhìn nhận lại toàn bộ hàng nhập và xuất. Quan trọng nhất là hàng nhập về phải được ghi ngay, không để tình trạng từ từ rồi ghi và rồi quên ngay sau đó.

Giới hạn đặt một mức tồn tối thiểu

Với quán ăn mới mở, mỗi nguyên liệu nên có một giới hạn nhất định. Lấy ví dụ, bò tối thiểu 5kg, gà tối thiểu 4kg, rau tối thiểu 3kg.

Sau khi tồn kho xuống dưới mức này, chủ quán nên đưa vào danh sách cần nhập. Sau khoảng 4 tuần, quán sẽ có dữ liệu thực tế để điều chỉnh mức tồn tối thiểu một cách chính xác hơn.

Kiểm kê ngắn mỗi ngày

Chủ quán không nhất thiết phải cân toàn bộ kho vào cuối ngày, mà chỉ cần tập trung vào:

Hàng giá trị cao như: thịt bò, thịt heo, hải sản… Hàng dễ hư như: Rau, nấm, thực phẩm sơ chế… Hàng dễ thất thoát: Dầu ăn, gia vị, nguyên liệu có giá trị cao.

Sau đó đối chiếu con số tồn trên sổ và tồn thực tế, sau một tháng mới bắt đầu tối ưu lượng nhập

Đừng cố dự đoán chính xác ngay từ ngày đầu, mà nên ghi nhận bán được bao nhiêu, món nào đang tăng hoặc giảm, nguyên liệu nào thường dư/ thiếu?

Sau một thời gian đủ lâu, chủ quán sẽ bắt đầu có dữ liệu khá chính xác. Lúc này việc nhập hàng sẽ chuyển từ “ước chừng” sang “dựa trên dữ liệu”.

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả cho quán ăn mới mở, mục tiêu không phải là kho lúc nào cũng đầy, mà là đủ nguyên liệu để bán, hạn chế hàng hư và biết được tiền của quán đang nằm ở đâu.