Giá nhập không phải là yếu tố chính mà quán ăn nhỏ cần quá chú trọng. Nếu giá nhập thấp nhưng tỷ lệ hao hụt cao thì chi phí thực tế có thể tăng. Một nhà cung cấp thực phẩm phù hợp với quán ăn nhỏ cần đáp ứng về: 

• Đơn hàng linh hoạt, không cần nhập số lượng lớn
• Nguyên liệu chất lượng, nguồn gốc rõ ràng
• Giao hàng đúng hẹn, đáp ứng nhu cầu thực tế
• Giá cả minh bạch, chính sách thanh toán rõ ràng
• Hỗ trợ sơ chế, chia định lượng theo nhu cầu

Có đơn hàng tối thiểu thấp, linh hoạt số lượng

Với quán ăn quy mô nhỏ, sức bán thường chưa ổn định. Nếu nhà cung cấp yêu cầu nhập số lượng lớn, quán rất dễ rơi vào tình trạng hàng tồn nhiều, vốn bị nằm trong nguyên liệu và tăng nguy cơ hao hụt.

Vì vậy, một nhà cung cấp thực phẩm phù hợp nên có chính sách đặt hàng tương đối linh hoạt, cho phép quán: nhập số lượng phù hợp với sức bán thực tế, tăng hoặc giảm sản lượng theo nhu cầu, không phải ôm quá nhiều hàng chỉ để đạt mức đơn tối thiểu. Ngoài ra còn có thể đặt những mặt hàng chủ lực thường xuyên và nhập ít hơn đối với những nguyên liệu bán chậm.

Điểm quan trọng: Đơn hàng tối thiểu thấp không có nghĩa là nhập càng ít càng tốt. Mà là quán có thể nhập đúng lượng cần dùng, từ đó giữ dòng tiền linh hoạt và hạn chế tồn kho.

Chất lượng ổn định, nguồn gốc rõ ràng

Một quán ăn có thể thay đổi nhà cung cấp vì giá, nhưng chất lượng nguyên liệu không ổn định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng món ăn.

Ví dụ, cùng một món bò lúc mềm, lúc dai; miếng thịt lúc nhiều mỡ, lúc quá nạc; kích thước nguyên liệu mỗi lần một khác… sẽ khiến đầu bếp khó giữ được định lượng và hương vị món ăn.

Vì vậy, khi đánh giá nhà cung cấp, chủ quán không chỉ nên hỏi: “Giá bao nhiêu/kg?”. Mà nên hỏi thêm về các thông tin quan trọng như: 

• Sản phẩm có nguồn gốc từ đâu?
• Có thông tin về sản phẩm và hạn sử dụng không?
• Quy cách đóng gói như thế nào?
• Điều kiện bảo quản ra sao?
• Chất lượng giữa các lần nhập có ổn định không?
• Nếu hàng không đúng yêu cầu thì xử lý như thế nào?

Đặc biệt với thịt, thực phẩm đông lạnh hoặc thực phẩm cần kiểm soát nhiệt độ, quá trình bảo quản và vận chuyển cũng đáng được quan tâm chứ không chỉ chất lượng lúc xuất kho.

Giao hàng đúng lịch, đúng số lượng

Đây là một tiêu chí rất thực tế nhưng đôi khi chủ quán chỉ nhận ra tầm quan trọng của nó sau khi gặp sự cố.

Ví dụ điển hình như quán cần 10kg ba chỉ bò để phục vụ cuối tuần nhưng hàng giao trễ. Hoặc đặt 20kg nhưng thực tế chỉ nhận được 17kg. Chủ quán buộc phải chạy đi mua bổ sung ở nơi khác, vừa mất thời gian vừa có thể khiến giá vốn tăng.

Với quán nhỏ, nhân sự thường không nhiều. Vì vậy, giao hàng đúng hẹn cũng là một cách giúp quán tiết kiệm thời gian và công sức vận hành.

Một nhà cung cấp phù hợp nên có:

• Lịch giao hàng rõ ràng
• Khung giờ giao tương đối ổn định
• Đáp ứng được khu vực kinh doanh của quán
• Giao đúng sản phẩm, đúng quy cách, đúng số lượng
• Có phương án xử lý khi thiếu hàng hoặc phát sinh vấn đề

Chủ quán cũng nên lựa chọn lịch nhập hàng dựa trên nhịp vận hành của bếp. Ví dụ, quán bán buổi tối có thể cần nhận nguyên liệu đủ sớm để sơ chế trong ngày.

Giá cả minh bạch, chính sách thanh toán phù hợp

Với quán ăn nhỏ, chủ quán nên quan tâm đến dòng tiền hơn là nhìn vào giá nhập. Một nhà cung cấp báo thịt bò 150.000đ/kg chưa chắc đã rẻ hơn một nhà cung cấp báo 155.000đ/kg nếu bên thứ hai có quy cách phù hợp hơn, tỷ lệ hao hụt thấp hơn hoặc không phát sinh thêm nhiều chi phí giao hàng.

Do đó, chủ quán nên tính chi phí thực tế, bao gồm: giá sản phẩm + phí giao hàng + hao hụt + chi phí sơ chế + các chi phí phát sinh khác. Ngoài ra, chủ quán cũng cần làm rõ:

• Giá tính theo kg, khay hay đơn vị nào?
• Giá đã bao gồm VAT chưa?
• Có phí giao hàng không?
• Đơn tối thiểu bao nhiêu?
• Giá có thay đổi theo số lượng không?
• Chính sách đổi trả khi hàng không đạt yêu cầu?
• Thanh toán ngay hay có thời hạn thanh toán?

Đặc biệt, với quán mới mở, chính sách thanh toán phù hợp có thể giúp chủ quán dễ xoay vòng dòng tiền hơn.

Có thể hỗ trợ sơ chế và phát triển thực đơn

Một quán nhỏ thường không có đội ngũ nhân sự lớn. Nếu đầu bếp phải dành quá nhiều thời gian cho các công đoạn như rã đông, cắt lát, chia phần, đóng gói… thì quán vừa tốn nhân công vừa khó kiểm soát định lượng.

Nếu nhà cung cấp có thể cung cấp những quy cách phù hợp như: cắt lát, đóng gói theo định lượng, sơ chế theo yêu cầu, quy cách phù hợp với từng món, thì quán có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị và dễ kiểm soát lượng nguyên liệu sử dụng cho từng phần ăn.

Ví dụ, thay vì mỗi nhân viên tự chia thịt theo cảm quan, quán có thể sử dụng các phần nguyên liệu đã được chia định lượng phù hợp với món. Khi đó, việc tính giá vốn cho từng món cũng thuận tiện hơn.

Với quán ăn nhỏ, nhà cung cấp phù hợp không nhất thiết là nhà cung cấp lớn nhất hay có giá nhập thấp nhất. Mà đó chính là nhà cung cấp phù hợp với quy mô, sức bán và cách vận hành của quán ăn nhỏ.