Mở một quán ăn mới là hành trình không hề dễ dàng, và có rất nhiều việc phải chuẩn bị, từ mặt bằng, thiết kế, menu, nhân sự cho đến nguyên liệu. Sai lầm thường gặp của quán ăn mới mở đó chính là nhập hàng – một khâu tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, chất lượng món ăn và khả năng kiểm soát lợi nhuận của quán.

Đặc biệt với những quán mới mở, chưa có nhiều kinh nghiệm dự trù nguyên liệu, một vài sai lầm trong khâu nhập hàng có thể khiến chi phí đội lên, hàng tồn nhiều hoặc nguyên liệu không đảm bảo chất lượng. Dưới đây là những sai lầm thường gặp của quán ăn mới mở khi nhập hàng, các chủ quán cần nên lưu ý nhé!

Nhập quá nhiều hàng ngay từ đầu

Có menu đa dạng không đồng nghĩa với việc phải nhập thật nhiều nguyên liệu. Đây là sai lầm khá phổ biến của các quán mới mở khi muốn chuẩn bị đầy đủ mọi thứ để phục vụ khách.

Tuy nhiên, khi lượng khách chưa ổn định, việc nhập số lượng lớn có thể dẫn đến tồn kho, giảm chất lượng hoặc phát sinh hao hụt. Đặc biệt với thịt, hải sản và các loại nguyên liệu cần bảo quản lạnh, tồn hàng lâu còn ảnh hưởng đến chất lượng món ăn.

Trong giai đoạn đầu, chủ quán nên dựa trên lượng khách dự kiến và tần suất sử dụng từng nguyên liệu để nhập với số lượng phù hợp. Sau khi có dữ liệu bán hàng thực tế, việc dự trù sẽ chính xác hơn.

Chỉ quan tâm đến giá mà bỏ qua chất lượng

Giá nhập thấp chắc chắn là yếu tố quan trọng, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn nhà cung cấp.

Một nguyên liệu có giá rẻ nhưng tỷ lệ hao hụt cao, chất lượng không ổn định hoặc khó bảo quản có thể khiến chi phí thực tế cao hơn. Chưa kể, chất lượng nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị món ăn và trải nghiệm của khách hàng.

Thay vì chỉ hỏi “Giá bao nhiêu một ký?”, chủ quán nên quan tâm thêm đến nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách đóng gói, điều kiện bảo quản và tỷ lệ hao hụt.

Không tính định lượng nguyên liệu cho từng món

Một lỗi khác là nhập hàng theo cảm tính mà chưa xác định rõ mỗi món sử dụng bao nhiêu nguyên liệu.

Ví dụ, một phần bò sử dụng 100g hay 150g sẽ tạo ra sự khác biệt đáng kể khi quán bán hàng trăm phần mỗi tháng. Nếu không có định lượng cụ thể, rất khó kiểm soát giá vốn và dễ xảy ra tình trạng sử dụng nguyên liệu vượt mức cần thiết.

Trước khi nhập hàng, quán nên xây dựng định lượng cho từng món trong menu. Từ đó có thể tính được lượng nguyên liệu cần sử dụng mỗi ngày, mỗi tuần và chủ động lên kế hoạch nhập hàng.

Chọn nhà cung cấp nhưng không kiểm tra khả năng giao hàng

Nhà cung cấp có giá tốt chưa chắc đã là lựa chọn phù hợp nếu giao hàng không ổn định.

Quán ăn cần nguyên liệu đều đặn mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Nếu nhà cung cấp thường xuyên giao trễ, thiếu hàng hoặc không đáp ứng được số lượng khi quán đông khách, hoạt động kinh doanh có thể bị ảnh hưởng.

Vì vậy, trước khi hợp tác lâu dài, chủ quán nên tìm hiểu về lịch giao hàng, khả năng đáp ứng số lượng, chính sách đổi trả và phương thức xử lý khi hàng không đạt yêu cầu.

Không kiểm tra hàng khi nhận

Đây là bước nhỏ nhưng rất dễ bị bỏ qua khi quán bắt đầu vận hành bận rộn.

Khi nhận hàng, cần kiểm tra số lượng, quy cách, hạn sử dụng, tình trạng bao bì và chất lượng nguyên liệu. Với các sản phẩm cần bảo quản lạnh, điều kiện vận chuyển và nhiệt độ bảo quản cũng là những yếu tố cần được lưu ý.

Việc kiểm tra ngay khi nhận giúp quán phát hiện vấn đề sớm và có cơ sở làm việc với nhà cung cấp, thay vì đến khi sử dụng mới phát hiện hàng không đạt yêu cầu.

Không có kế hoạch tồn kho và nhập hàng

Nhập hàng không chỉ là “hết thì mua”. Một quán vận hành hiệu quả cần biết mình đang có bao nhiêu hàng, sử dụng bao nhiêu mỗi ngày và thời điểm nào cần nhập thêm.

Chủ quán có thể chia nguyên liệu theo nhóm và thiết lập mức tồn kho tối thiểu. Những nguyên liệu sử dụng thường xuyên nên có lịch nhập ổn định, trong khi các nguyên liệu ít dùng có thể nhập với số lượng nhỏ hơn.

Nhập hàng đúng ngay từ đầu để kiểm soát chi phí tốt hơn

Đối với quán ăn mới mở, kiểm soát nguyên liệu tốt chính là một phần quan trọng để kiểm soát giá vốn và lợi nhuận. Thay vì nhập thật nhiều để “cho chắc”, chủ quán nên bắt đầu từ menu, định lượng, nhu cầu thực tế và khả năng bảo quản.

Bên cạnh giá nhập, hãy lựa chọn nhà cung cấp có nguồn hàng ổn định, chất lượng rõ ràng và quy trình giao nhận phù hợp với hoạt động của quán. Khi việc nhập hàng được tổ chức bài bản ngay từ đầu, quán sẽ dễ kiểm soát chi phí, hạn chế hao hụt và duy trì chất lượng món ăn ổn định hơn.

Quán mới mở luôn gặp nhiều khó khăn và thử thách khi mới bắt đầu. Đây là những sai lầm thường gặp của quán ăn mới mở, bạn có thể tham khảo để bỏ túi cho mình những kinh nghiệm nếu đang ấp ủ dự án kinh doanh của riêng mình nhé!